Menghubungkan Microsoft 365
Prosedur menghubungkan RoomX ke Microsoft 365 sekolah agar panel pintu mengikuti kalender Outlook.
Dokumen ini ditujukan bagi administrator RoomX di sekolah, bersama pemegang akun Global Administrator Microsoft 365.
Integrasi Microsoft 365 memberikan dua kemampuan yang berdiri sendiri:
- Sinkronisasi kalender ruangan. Ruangan yang dipesan melalui Outlook langsung berstatus In Use (Terpakai pada mode bahasa Indonesia) pada panel pintu, tanpa entri ganda.
- Masuk dengan akun Microsoft. Guru dan staf mengakses RoomX menggunakan akun Microsoft sekolah, tanpa kata sandi terpisah.
Keduanya bersifat opsional dan dapat diaktifkan secara terpisah.
Tanpa Microsoft 365, seluruh fungsi RoomX tetap berjalan. Entri jadwal manual dan impor CSV merupakan mekanisme utama sistem ini dan tidak terpengaruh oleh integrasi.
Ikhtisar proses
| Tahap | Dikerjakan oleh | Lokasi |
|---|---|---|
| 1. Registrasi aplikasi | Global Administrator Microsoft | Portal Azure |
| 2. Penyiapan kalender ruangan | Administrator Microsoft 365 | Outlook Web atau pusat admin Microsoft |
| 3. Penyambungan | Administrator RoomX | Konsol RoomX |
| 4. Pemetaan ruangan | Administrator RoomX | Konsol RoomX |
Prasyarat
Pastikan keempat prasyarat berikut terpenuhi sebelum memulai.
Kotak surat sekolah dihosting oleh Microsoft. Email dan kalender sekolah tersimpan pada layanan Microsoft, bukan pada server milik sekolah. Konfirmasikan hal ini kepada pengelola email sekolah apabila Anda belum memastikannya.
Akun Global Administrator Microsoft. Akun ini berwenang menyetujui pendaftaran aplikasi baru. Apabila akun tersebut tidak Anda pegang, lihat Penanganan bila akun administrator dikelola pihak ketiga.
Data ruangan telah lengkap di RoomX. Integrasi ini memetakan ruangan yang sudah terdaftar ke kalendernya di Microsoft, dan tidak membuat ruangan baru. Lengkapi terlebih dahulu melalui Cara menambah ruang.
Peran Admin pada konsol RoomX, untuk mengakses menu Pengaturan.
Tidak diperlukan pembelian lisensi tambahan. Lisensi Office 365 yang umum digunakan sekolah telah mencukupi.
Perkiraan durasi
Untuk sekolah dengan tiga puluh ruangan, alokasikan sekitar setengah hari kerja. Sebagian besar waktu digunakan untuk pemetaan ruangan, dengan estimasi setengah menit per ruangan.
Setelah izin diberikan pada Microsoft, terdapat jeda propagasi hingga dua jam sebelum izin tersebut berlaku efektif. Jeda ini normal dan tidak memerlukan tindakan.
Tiga bagian panduan
Prosedur ini dibagi menjadi tiga halaman, urut sesuai tahapnya.
Bagian 1 — Persiapan di Microsoft
Tahap 1 registrasi aplikasi dan Tahap 2 kalender ruangan (Global Administrator Microsoft).
Bagian 2 — Penyambungan di konsol
Tahap 3: kredensial aplikasi, uji koneksi, Hubungkan M365 (Administrator RoomX).
Bagian 3 — Pemetaan & verifikasi
Tahap 4 pemetaan ruangan, verifikasi, penanganan masalah, dan masuk dengan akun Microsoft.
Keamanan dan privasi
Data siswa tidak diakses. Cakupan pembacaan terbatas pada kalender ruangan, dan tidak mencakup kalender pribadi guru maupun siswa, surel, serta direktori pengguna. Batasan ini melekat pada izin aplikasi.
Judul acara tidak ditampilkan secara bawaan. Panel hanya menampilkan status penggunaan ruangan. Penampilan judul merupakan opsi yang diaktifkan secara sadar oleh administrator sekolah.
Metode masuk yang lama tetap berlaku. Pengaktifan masuk dengan Microsoft tidak menonaktifkan masuk dengan surel dan kata sandi.
Integrasi dapat diputus sewaktu-waktu, melalui tombol Putuskan pada konsol atau dengan menghapus pendaftaran aplikasi pada Microsoft. Data jadwal, ruangan, dan pemesanan yang telah ada tidak terpengaruh.
Kegagalan koneksi tidak menghentikan operasi panel. Panel tetap akurat terhadap jadwal manual; dampaknya terbatas pada data Outlook yang tidak diperbarui.
Daftar istilah
| Istilah | Keterangan |
|---|---|
| Tenant | Entitas kepemilikan Microsoft 365 sekolah. Satu sekolah memiliki satu tenant. |
| Entra ID | Nama baru Azure Active Directory; tempat akun dan aplikasi didaftarkan. |
| App registration | Pendaftaran aplikasi yang memberikan RoomX identitas tersendiri untuk mengakses data. |
| Client ID dan Client Secret | Pasangan kredensial milik aplikasi, bukan milik pengguna perorangan. |
| Application dan Delegated | Tipe Application berarti aplikasi bekerja mandiri tanpa pengguna yang masuk. RoomX menggunakan tipe Application. |
| Admin consent | Persetujuan dari Global Administrator. Tanpa persetujuan ini, izin tidak berlaku. |
| Room mailbox | Kotak surat yang dimiliki ruangan, bukan perorangan. Tidak memerlukan lisensi dan tidak dapat digunakan untuk masuk. |